Waarom techprojecten over budget gaan

Van werfleider naar IT-projectmanager: we zaten samen met Sofie Frodure, junior projectmanager bij Blastic, om te praten over geleerde lessen en de basis van projectmanagement.

Sofie werkt sinds november 2019 bij Blastic. Daarvoor was ze ongeveer vier jaar werfleider. De overstap van bouwprojecten naar IT-projecten was een grote verandering, maar de twee jobs hebben meer gemeen dan je zou denken.

Dit interview vond plaats in februari 2022.

Dag Sofie, bedankt dat je erbij bent. Heeft je achtergrond in de bouw je geholpen als IT-projectmanager?

"Eigenlijk wel! (Lacht.) In beide sectoren leer je vooruit te denken en twee stappen vooruit te kijken. Je in de schoenen van je klant verplaatsen is superbelangrijk, in de bouw en in IT. Ook peoplemanagement is vergelijkbaar: je zorgt dat mensen deadlines halen en kwaliteit leveren. En bij beide jobs komt veel planning en administratie kijken."

Over kwaliteit gesproken: hoe belangrijk is het om het project en de scope af te bakenen als je begint?

"Wil je dat je project op tijd en binnen budget opgeleverd wordt, dan heb je een stevige basis nodig. De scope afbakenen is heel belangrijk, want een gedeeld begrip van wat de klant wil (doelen, doelstellingen, vereisten) is cruciaal bij de start van elk project.

Zie je project als een businesscase. Bij Blastic nemen we de tijd om precies te begrijpen wat er nodig is. Dat is de basis voor een grondige inschatting, planning en budget. Dat betekent niet dat we tijdens het project niet flexibel kunnen zijn: onze verschillende projectaanpakken (vaste prijs, regie, beheerde regie) helpen daar veel bij."

Wat is het verschil tussen een project met een vaste prijs en een project in regie?

"Een project met een vaste prijs garandeert de oplevering van een vaste scope voor een vast budget. Daarom is het heel belangrijk om de scope bij de start vast te leggen, zodat de klant en het projectteam precies weten wat er opgeleverd wordt. Binnen het budget is er geen ruimte voor flexibiliteit, al kun je tijdens het project altijd wijzigingen afspreken.

Het budgetrisico is kleiner, maar het grootste risico is dat er onvoorziene dingen opduiken, of dat ideeën en aanpakken tijdens het project evolueren op een manier die de scope niet voorzag, met impact op scope, timing en budget. Om die risico's weg te nemen, ontwikkelden we een aanpak die we beheerde regie (managed time and means) noemen.

We bakenen de scope af en maken dezelfde inschatting, en vertalen die dan naar sprints. Een sprint is een vaste periode, meestal twee weken, waarin we een werkend resultaat opleveren: van een ontwerp of analyse tot specifieke componenten of pagina's van het webplatform. Voor elke sprint zitten we samen met de klant en spreken we af wat we op het einde ervan opleveren. Zo checken we, voor we iets bouwen, of wat we afspraken nog altijd is wat de klant wil. Dat houdt de scope flexibel als noden veranderen, en het budget onder controle."

Wat is het belangrijkst als je een relatie met een klant opbouwt?

"Voor mij draait alles om open communicatie. Dingen kunnen snel veranderen, en als dat gebeurt, moet je het je klant vertellen, en snel. Eerlijke communicatie brengt je ver, en je klant zal het waarderen dat hij altijd weet waar hij staat."

Laatste vraag, Sofie. Wat mag een toekomstige projectmanager verwachten bij Blastic?

"Uitdagende projecten, fijne klanten, een betrouwbaar team van developers en QA-mensen op wie je letterlijk kunt bouwen, en een team van projectmanagers die elk hun eigen vaardigheden hebben. We hebben allemaal andere sterktes en manieren van werken, dus we blijven van elkaar leren!"

Sprak Sofies verhaal je aan, en wil je ons team versterken? Bekijk onze vacatures. We zijn altijd op zoek naar talent, dus stuur gerust een open sollicitatie als je denkt dat je bij ons past.