Je webshop beheren als je op vakantie bent

Tijdens de lockdowns begonnen veel mensen een kleine zaak online: handgemaakte juwelen, mondmaskers, tweedehandskleding en nog veel meer. Het aantal webshops in België groeide sterk.

Lanceerde je onlangs een webshop, en denk je eraan om er even tussenuit te gaan? Run je je zaak alleen of met maar een paar collega's, dan kan dat een moeilijke keuze zijn. Klanten verwachten immers dat een webshop 24/7 open is.

Hier zijn enkele tips om alles vlot te laten verlopen tijdens je vakantie. Met de juiste aanpak kun je perfect een pauze nemen.

Je webshop tijdelijk aan iemand anders overlaten, is een vaak gebruikte oplossing. De levertijden blijven dezelfde en je vermijdt gedoe met klanten.

De veiligste optie is een collega of iemand met voldoende kennis. Die kent je zaak, is vertrouwd met het bestelproces en vindt de juiste oplossing als er iets misloopt.

Ook als je niet vaak op vakantie gaat, is het handig om iemand stand-by te hebben. Bereid een duidelijke overdracht voor en leg het bestelproces uit: zo heb je een vaste back-up.

Zo blijf je bestellingen ontvangen en verkopen terwijl je weg bent, ook zonder dat iemand overneemt. Vermeld je op je website dat de levering langer duurt door je vakantie, dan begrijpen de meeste klanten dat.

Zeg duidelijk dat bestellingen tijdens je vakantie pas vanaf een bepaalde datum verstuurd worden. Klanten weten waar ze aan toe zijn en zijn niet teleurgesteld als hun bestelling later aankomt dan gewoonlijk.

We raden een bericht in de header of footer van je website aan, bijvoorbeeld: "Beste klant, we zijn met vakantie van 10 tot 20 augustus. Vanaf 21 augustus verwerken we je bestellingen weer."

Om de langere levertijd goed te maken, kun je iets extra's aanbieden, zoals een korting of een gratis product bij hun (volgende) bestelling.

Met een kleine webshop en een goed georganiseerde voorraad thuis of in je garage, verwerk je waarschijnlijk alle bestellingen zelf. Maar als het aantal bestellingen groeit, ben je er steeds meer tijd mee kwijt, en verlies je de focus op je zaak: je bent alleen nog bezig met bestellen, inpakken en verzenden.

In plaats daarvan kun je overstappen op e-fulfilment: je besteedt het hele logistieke proces uit aan een extern bedrijf, inclusief klantenservice en retours. Of dat rendabel is, hangt af van verschillende factoren: hoeveel pakjes je per maand verstuurt, hoeveel opslagruimte je nodig hebt, hoeveel unieke producten je verkoopt, enzovoort.

Fulfilment is niet echt een tijdelijke vakantieoplossing, maar een investering op lange termijn. Het voordeel: bestellingen gaan altijd door, of je nu op vakantie bent, ziek bent of een onverwachte afspraak hebt.

Je weet hoe je bestellingen tijdens je vakantie doorlopen. Maar wat met je klantenservice? Denk er vooraf over na. Enkele opties:

• Bepaal via welke kanalen klanten je tijdens je vakantie kunnen bereiken, bijvoorbeeld alleen per mail of telefoon, en vermeld dat op je website. Zo vermijd je vragen op allerlei platformen en hou je het overzicht.
• Bied je gewoonlijk telefonische klantenservice, dan kun je een callcenter inschakelen, al kost het voorbereiden van belscripts en dergelijke wat tijd. Of je spreekt een voicemailbericht in dat verwijst naar de mogelijkheden die je tijdens je afwezigheid biedt.
• Stel een afwezigheidsbericht in als je je mailbox niet bekijkt. Je kunt het ook gebruiken als automatisch antwoord op contactformulieren of bestellingen.

Twijfel je nog over die vakantie? Als ondernemer is het belangrijk om af en toe een pauze te nemen. Met deze oplossingen ga je met een gerust hart op vakantie.

Klaar voor de volgende stap en een betere webshop? Neem contact op.